Même personne, plus de demandes
Les disponibilités des employés et des travailleurs indépendants diffèrent, et une double réservation est souvent découverte trop tard.
Un plan d'équipe pour chaque événement
Les événements s'enchaînent, les équipes combinent employés et indépendants, et le même matériel est parfois nécessaire à deux endroits simultanément. Découvrez comment les sociétés de production événementielle planifient les ressources humaines, les compétences et le matériel selon un calendrier partagé, et tiennent tout le monde informé des changements de programme.
Points clés à retenir
Les sociétés de production événementielle doivent savoir en un coup d'œil qui est disponible, qui possède les compétences requises et quel matériel est déjà réservé, et informer immédiatement l'équipe en cas de changement. Un planning partagé pour le personnel et le matériel, avec alerte en cas de double réservation, recherche par compétence et application mobile pour l'équipe, simplifie la gestion des effectifs et permet de récupérer les heures travaillées et la charge de travail au bureau, sans avoir à les reconstituer manuellement.
Derrière chaque spectacle se cachent des semaines de préparation, et chaque changement a des répercussions sur les personnes, le matériel et les lieux.
Les disponibilités des employés et des travailleurs indépendants diffèrent, et une double réservation est souvent découverte trop tard.
L'éclairage, le son, la vidéo, le gréage et la régie nécessitent des compétences spécifiques, et pour trouver qui les possède, il faut se renseigner.
Plusieurs événements nécessitent des écrans, des serveurs multimédias et des véhicules, qui doivent être alloués avec autant de soin que les personnes.
Un congé maladie, un retard dans l'installation ou une mise en place plus longue vous obligent à réaffecter le personnel en urgence.
Les équipes travaillant sur différents sites, salons professionnels et chez les clients doivent être informées immédiatement des changements survenus dans leur planning.
Les heures, les heures supplémentaires et le taux de saturation sont reconstitués manuellement à la fin du mois, lorsqu'il est trop tard pour rééquilibrer.
Le planning devient le point de rencontre unique entre le bureau, l'équipe et le matériel :
PlanningPME planifie les ressources humaines et matérielles selon un calendrier partagé, d'une seule ressource à des milliers, et une alerte vous avertit avant qu'une ressource ne soit réservée deux fois.
Créez pour chaque personne un profil avec ses contacts et ses compétences professionnelles, puis recherchez les ressources disponibles pour la compétence requise par l'événement.
Les affectations sont communiquées à l'équipe par notification électronique, et l' application mobile PlanningConnect permet à chaque personne d'accéder à son propre calendrier.
Identifiez les personnes surchargées avant que cela ne pose problème et collectez les heures travaillées sans les ressaisir. Consultez l' analyse de la saturation du personnel.
PlanningPME planifie les ressources humaines, les compétences et l'équipement. PlanningConnect ajoute l'application, les plans de travail et les analyses qui assurent la coordination entre les équipes et le bureau.
« Pour mon travail, c'est extrêmement pratique pour planifier les engagements du personnel à court, moyen et long terme. C'est facile à utiliser, mais en même temps, cela offre la possibilité de programmer différents types d'événements et de ressources. Nous l'utilisons beaucoup au bureau et c'est vraiment pratique pour partager les événements et les engagements. »
Oui, chaque personne est une ressource avec un profil, des contacts et des compétences, et les droits d'utilisateur vous permettent de décider qui peut consulter et qui peut modifier le planning.
Attribuez des compétences professionnelles à chaque ressource, puis recherchez parmi les personnes disponibles la compétence requise pour une activité. Vous pouvez également filtrer le planning par service, compétence ou type d'activité.
PlanningPME affiche une alerte dans le calendrier lorsqu'une ressource est déjà occupée par une autre activité, qu'il s'agisse d'une personne ou d'un équipement.
Oui — PlanningPME Web s'ouvre dans le navigateur sur les ordinateurs, les smartphones et les tablettes, le calendrier peut être partagé dans Outlook, Google Agenda et iCal, et l' application mobile PlanningConnect donne à chaque personne accès à son propre calendrier.
Oui — grâce à l'impression des plans de travail, vous pouvez créer un plan de travail PDF par ressource pour une période sélectionnée et le partager par e-mail, WhatsApp ou Telegram, ou l'imprimer.
PlanningConnect propose trois formules à prix fixe avec un nombre illimité d'utilisateurs : Easy à partir de 75 € par mois, Project à partir de 150 € par mois et Time & Costs à partir de 230 € par mois, avec une réduction pour un abonnement annuel. Le prix est indépendant du nombre d'utilisateurs : l'ajout de collaborateurs, de personnel administratif ou de freelances n'entraîne aucun surcoût, ce qui rend la solution très économique, même pour les grandes équipes. Consultez la page « Formules et tarifs » pour plus d'informations.