Différentes versions du même fichier
Le fichier doit être partagé et synchronisé en permanence, et le risque de travailler sur une ancienne copie ou d'écraser les modifications d'un collègue est élevé.
D'une feuille de calcul à un calendrier partagé
Excel est la première solution qui vient à l'esprit lorsqu'on cherche un calendrier ou un outil de planification des tâches, et pour une personne aux activités stables, cela suffit. Mais dès que le fichier circule entre plusieurs mains, que les absences changent chaque semaine et que les ressources sont partagées, il faut un système de gestion des conflits et un calendrier unique. C'est là que le bât blesse.
Points clés à retenir
Excel est un bon outil de planification initial pour une seule personne et des activités stables. Il devient moins pratique lorsque plusieurs personnes modifient le même fichier, que les absences modifient le planning chaque semaine et que le personnel, les véhicules et le matériel doivent être affectés simultanément. PlanningPME vous offre un calendrier partagé qui signale les chevauchements et les indisponibilités, tout en exportant vos données vers Excel.
Si vous recherchez un agenda hebdomadaire, un planning d'équipe ou un calendrier de projet, les premiers résultats sont des modèles Excel gratuits, proposés par Smartsheet, Microsoft ou des sites spécialisés. Des études de marché montrent que de nombreuses entreprises n'aboutissent jamais à un modèle plus élaboré.
Le taux de 94 % inclut toutes les erreurs détectées lors de l'audit, y compris les mauvaises pratiques comme la saisie incorrecte de nombres dans les formules. En ne prenant en compte que les erreurs produisant des résultats erronés, ce taux est de 86 %. L'audit porte sur les feuilles de calcul d'entreprise en général, et pas seulement sur les calendriers.
La taille de l'entreprise compte aussi. L'enquête 2025 de l'ISTAT sur les entreprises italiennes montre que les logiciels de gestion (ERP, CRM, BI) sont utilisés par environ 90 % des grandes entreprises, contre seulement 52,7 % de celles qui emploient entre 10 et 49 personnes.
Excel est déjà installé, tout le monde le connaît et son utilisation est gratuite. Pour une personne gérant quelques activités régulières ou pour un calendrier annuel à imprimer, un modèle prêt à l'emploi suffit.
Les guides de PlanningPME le confirment : lorsqu’on part de zéro, un modèle Excel est un bon moyen d’apprendre les bases de la planification. Les difficultés surviennent ensuite.
La limite est atteinte lorsque le fichier devient le point de rencontre de plusieurs personnes, plusieurs sites ou plusieurs équipes.
Le fichier doit être partagé et synchronisé en permanence, et le risque de travailler sur une ancienne copie ou d'écraser les modifications d'un collègue est élevé.
Les audits révèlent des erreurs dans presque tous les tableurs d'entreprise. Plus un fichier est modifié manuellement, plus les erreurs s'accumulent.
Excel ne vous avertit pas lorsqu'une même personne est réservée sur deux sites le même jour, ni lorsqu'une qualification requise est manquante.
Les congés et les arrêts maladie doivent être saisis, et les créneaux horaires libres déplacés ou réattribués manuellement.
Excel n'applique pas automatiquement les périodes de repos minimales, les heures maximales ou les règles relatives aux heures supplémentaires issues des conventions collectives.
Avec des équipes importantes, la saisie des données prend beaucoup de temps et chaque modification de dernière minute implique de refaire le fichier.
Les critères les plus importants lorsque la planification implique plus d'une personne.
| Critère | Exceller | PlanningPME |
|---|---|---|
| Partage | Un seul fichier à envoyer et à synchroniser ; les feuilles de calcul en ligne peuvent être partagées, avec des fonctionnalités avancées limitées | Calendrier en ligne : chaque membre de l’équipe ou responsable peut le consulter et le mettre à jour en temps réel, avec différents niveaux d’accès pour les employés et une intégration avec Google Agenda |
| Absences et jours fériés | Les machines à sous gratuites sont mises à jour et déplacées manuellement | Un module de gestion des absences modifie l'horaire et notifie les personnes concernées |
| Conflits et chevauchements | Aucun avertissement automatique | Le planning met en évidence les indisponibilités et les chevauchements |
| Compétences et qualifications | Difficile à maintenir fiable | L'affectation des tâches est basée sur les compétences et les qualifications, et intégrée à la logique de planification |
| Véhicules et équipements | Un document séparé, comportant de fréquentes omissions | Planifiés comme des personnes, pour éviter les goulots d'étranglement de dernière minute |
| Règles et accords relatifs au temps de travail | Aucune application automatique | Des contraintes configurables selon les conventions collectives et la législation en vigueur |
| Communication avec les équipes | Souvent via PDF ou WhatsApp | Un planning que les équipes concernées peuvent consulter, avec notifications et rappels |
| Heures travaillées et heures supplémentaires | Formules pour construire et maintenir | Statistiques sur les heures travaillées et les heures supplémentaires, exportables vers Excel |
| Coût | Inclus si vous possédez déjà la licence | Abonnement, à comparer au temps gagné sur les mises à jour |
Vous souhaitez le voir à votre propre rythme ?
Essayez PlanningPMEPasser à PlanningPME ne signifie pas abandonner Excel. Ce dernier reste l'outil de référence pour les rapports, les impressions et les analyses personnalisées, tandis que le calendrier partagé sert à saisir les données une seule fois.
PlanningPME exporte les données vers Excel, également sous forme de tableau croisé dynamique, et remplit les modèles de planification prédéfinis avec les informations déjà présentes dans le calendrier.
Modèles inclus, disponibles à partir de la version 4.4.1 de PlanningPME :
Si vous en reconnaissez au moins deux, essayez PlanningPME avec une semaine réelle de votre emploi du temps et comparez le temps nécessaire pour tenir chacun à jour.
Ou bien des copies portant des noms différents circulent.
Sites, chantiers ou équipes qui ont besoin d'une vue partagée.
Les congés, les arrêts maladie et les formations modifient constamment la disponibilité des personnes.
Ils doivent être affectés en même temps que les personnes.
Le planificateur passe plus de temps à mettre à jour le fichier qu'à planifier.
« Le logiciel PlanningPME nous a offert une planification simple et flexible, il a amélioré l'organisation de notre entreprise, il nous a permis d'accélérer le processus de planification et de le rendre accessible à un plus grand nombre de personnes. »
Pour une personne seule ayant quelques activités stables, oui. Mais lorsque plusieurs personnes modifient le fichier, que les absences changent le planning chaque semaine et que le personnel, les véhicules et le matériel sont partagés, Excel ne signale pas les conflits, ne gère pas les absences et est difficile à tenir à jour.
Non. PlanningPME exporte les données vers Excel, également sous forme de tableau croisé dynamique, et remplit des modèles Excel prêts à l'emploi avec les informations du calendrier : heures par employé, heures par client, récapitulatifs des absences et planifications mensuelles imprimables.
Les listes d'employés et de ressources peuvent être importées ou saisies directement dans PlanningPME. Pour les ensembles plus importants de clients, de projets et de tâches, lemodule d'importation PlanningConnectlit les fichiers CSV avec votre propre structure de table. Nos consultants peuvent vous aider à planifier la première migration.
PlanningPME est accessible depuis un navigateur et possède une interface visuelle intuitive ne nécessitant aucune formation technique ; les équipes peuvent ainsi commencer à planifier en quelques jours. Notre équipe d’assistance vous accompagne lors de la configuration initiale.
Les contraintes peuvent être configurées conformément aux conventions collectives et à la législation en vigueur. Les règles varient selon les pays et les contrats ; il est donc conseillé de consulter un expert pour obtenir des précisions sur votre situation.